Wszystko zaczyna się od …

1. Zauważenia potrzeby zmiany

   Siła bezwładu jest szarą eminencją wśród potęg kierujących losami wszechświata. Zdumiewająco wiele rzeczy się dzieje, bo ktoś kiedyś coś wymyślił i tak już zostało.
   
   Przykład? Popatrz na klawiaturę swojego laptopa lub komputera. Nazywamy ją QWERTY, ponieważ są to pierwsze litery w szeregu pod rzędem cyfr. Zastanawiało Cię kiedyś, dlaczego nie posługujemy się bardziej sensownym układem, np. alfabetycznym?
   
   Kiedyś tak było. Jeszcze przed wynalezieniem komputerów, gdy teksty powstawały na maszynach do pisania. Jednak przy szybkim pisaniu sąsiedztwo często używanych klawiszy powodowało wzajemne zakleszczanie się metalowych bolców.
   
   W 1878 r. opatentowano pierwszą maszynę do pisania z układem klawiszy QWERTY. Twórcą tego układu był amerykański dziennikarz i wynalazca Christopher Latham Sholes. Gdy do użycia weszły komputery, setki tysięcy osób, piszące na maszynach, były już przyzwyczajone do układu QWERTY, dlatego przeniesiono go żywcem na klawiatury komputerowe.
   
   Maszyny do pisania i problem zakleszczania się metalowych bolców dawno już wymarły, my jednak cały czas posługujemy się niezbyt efektywnym układem klawiszy. I niewykluczone, że będziemy to robić jeszcze przed dziesięciolecia. Dlatego warto co jakiś czas (raz na miesiąc, raz na kwartał) prześwietlać stosowane przez nas rozwiązania i zastanawiać się, czy w międzyczasie nie powstał bardziej efektywny sposób wykonywania danego zadania. Czasami jednak potrzeba zmiany razi po oczach i nikt nie ma wątpliwości, że wreszcie coś trzeba z tym zrobić! Wtedy powinniśmy przejść do:
   
   

2. Zrozumienia Problemu

   Jeśli problem wymaga szybkiej reakcji, często kusi nas żeby od razu zakasać rękawy i wziąć się do pracy nad jego rozwiązaniem. Można jednak wtedy skończyć, jak ja na pierwszym roku studiów.
   
   Byłem bardzo zadowolony z tego, co napisałem na kolokwium z teorii literatury. Moje odpowiedzi na pytania były przemyślane, spójne i wykraczały poza materiał z zajęć. Ze spokojem czekałem na wyniki sprawdzianu licząc na wysoką ocenę.
   
   Pan doktor zawołał mnie przed kolejnymi zajęciami i powiedział, że udzieliłem bardzo ciekawych odpowiedzi, szkoda tylko, że na kolokwium pytania dotyczyły czegoś zupełnie innego. Gdyby pytania były ułożone pod moje odpowiedzi, z chęcią dałby mi 5.0 z wyróżnieniem. A tak, nie pozostaje mu nic innego, jak dać mi dwóję!
   
   Bez właściwego zrozumienia istoty problemu, bardzo często stworzymy rozwiązanie … innego problemu. Dlatego nawet przy presji czasu, warto poświęcić chwilę na wydobycie Istoty Problemu. Czym ona jest? Najważniejszymi elementami, które koniecznie trzeba wziąć pod uwagę. Bez dodatkowego balastu. Bez ukrytych założeń i oczekiwać. Tylko to, co trzeba zrobić.
   
   Albert Einstein powiedział, że:
   
   Nie możemy rozwiązać problemu, używając tego samego schematu myślenia, jakim posługiwaliśmy się przy jego powstawaniu.
   
   Co to oznacza w praktyce? Że wydobywając Istotę Problemu powinniśmy wejść na wyższy poziom ogólności.
   
   Zamiast określać: problemy finansowe firmy są wynikiem zbyt wysokich kosztów!
   Lepiej jest zapytać: jak możemy polepszyć kondycje finansową firmy?
   
   W ten sposób nie ograniczamy się do analizy kosztów i ich obniżania. Może się okazać, że to nie koszty są problemem, ale to, że firma nie zarabia wystarczająco dużo. Jeśli przedsiębiorstwo wypuści wreszcie na rynek produkt, nad którym pracowało przez ostatnie 9 miesięcy, to zyski wzrosną, a koszty przestaną tak ciążyć.
   
   Taki wniosek byłby bardzo trudny, gdyby Istota Problemu została zdefiniowana jako: znalezienie sposobów na zminimalizowanie kosztów. Staraj się więc wskazywać Cel zamiast określać Drogę, którą do niego dojdziesz.
   
   

3. Analiza problemu

   Większość problemów jest złożona. Aby jednak nie zajmować się wszystkimi jego aspektami na raz, warto wyróżnić 3-4 główne grupy i na nich się skoncentrować. Podczas Analizy, najlepiej odpowiedz na dwa pytania:
   
   1. Co muszę zrobić? (jakie elementy rozwiązania są konieczne?)
   2. Czego nie wolno mi zrobić? (jakie są ograniczenia, które należy przestrzegać?)
   
   Wszystko, co znajduje się pomiędzy tymi ograniczeniami, to Twój Obszar Możliwego Działania. Nie eliminuj przedwcześnie możliwych rozwiązań ze względu na swoje uprzedzenia lub to, że masz już pomysł, jak to należy zrobić. Na tym etapie, nie wymyślamy jeszcze rozwiązań i przestrzegam przed zbyt wczesnym ukierunkowaniem swojego myślenia tylko w jedną stronę.
   
   Nie warto jednak tracić czasu na wymyślanie rozwiązań, które i tak nie będą mogłyby być wprowadzone ze względu na:
   a) budżet (zbyt wysoki koszt)
   b) termin realizacji (za długo będzie to trwało)
   c) politykę firmy (jest to sprzeczne z przyjętymi w firmie normami).
   
   Gdy weźmiesz już pod uwagę wszystkie ograniczenia typu MUSZĘ i NIE WOLNO, możesz przejść do:
   
   

4. Generowania rozwiązań

   Warto w tym celu posłużyć się jedną z Technik Twórczego Myślenia. O jednej z nich już pisałem. O kolejnych – Mapach Myśli, Superbohaterach, Burzy Mózgu (dla zaawansowanych), jeszcze napiszę.
   
   Możliwych rozwiązań chcemy mieć jak najwięcej. Ilość zrodzi jakość. Wyobraź sobie, że każde rozwiązanie jest jednym z losów na loterii. Im więcej masz losów, tym większa szansa że wygrasz – czyli w tym przypadku, znajdziesz skuteczne rozwiązanie problemu.
   
   Gdy będziesz mieć co najmniej 20 różnych Potencjalnych Rozwiązań, zajmij się:
   
   

5. Selekcją rozwiązań

   Możesz np. stworzyć Tabelę Kryteriów. W pierwszej kolumnie wypiszesz wszystkie rozwiązania. Następnie zastanów się, jakie są najważniejsze kryteria, po których sprawdzisz, że dane rozwiązanie jest dobre (faktycznie rozwiązuje problem). Może to być:
   
   a) czas (jak długo zajmie wprowadzenie rozwiązania?)
   b) koszt (ile pieniędzy będzie wymagało?)
   c) angażowanie ludzi (ile osób i na jak długo trzeba będzie zaangażować do pracy nad rozwiązaniem)
   d) skuteczność (w jakim stopniu wprowadzając to rozwiązanie, uda się wyeliminować problem) itp.
   
   Wybierz od 3 do 5 najważniejszych kryteriów i oceń każde z rozwiązań w skali od 1 do 10. Jeśli kryteria są różnej wagi (np. skuteczność jest dwa razy ważniejsza niż czas), możesz wprowadzić mnożnik punktów (punkty za skuteczność mnożysz x2, jeśli przyznałeś oceniłeś rozwiązanie na 7 punktów w skuteczności, w tabelce wpisujesz ich 14 etc.).
   
   Następnie zsumuj punkty i zobacz, które rozwiązania uzyskały ich najwięcej. Oczywiście punkty nie decydują za Ciebie – są tylko pewną podpowiedzią. Jeśli uważasz, że mimo iż trzecie rozwiązanie uzyskało mniej punktów, to właśnie je warto byłoby wprowadzić (bo w swojej tabelce nie uwzględniłeś kilku innych kryteriów, które teraz uważasz za ważne), nic nie stoi na przeszkodzie, by na nie się zdecydować.
   
   O innych sposobach wyboru najlepszego rozwiązania będę jeszcze tworzył oddzielne wpisy. Gdy wybierzesz już najlepsze Twoim zdaniem rozwiązanie, zabawa się nie kończy. Kolejny krok to:
   
   

6. Modyfikowanie rozwiązania

   Rzadko kiedy rozwiązanie, które wygenerowałeś, jest dobrze dopasowane do kontekstu, w którym będziesz z niego korzystał. Najczęściej jest to ogólny pomysł, wymagający obróbki.
   
   Zdarzają się też sytuacje, w których najsensowniej jest połączyć ze sobą dwa lub trzy pomysły. Na etapie modyfikowania rozwiązania, niczym rzeźbiarz, ociosujesz pomysł (lub pomysły), tak długo, aż będzie mieć idealny, w pełni pasujący kształt.
   
   Jak to zrobić? Cóż, jak się zapewne domyślasz … będzie o tym osobny wpis : – )
   
   

7. Realizacja

   Siódmy krok, to wprowadzenie rozwiązania w życie. Bardzo często, podczas realizacji okazuje się, że w analizie coś nie zostało wzięte pod uwagę. Właśnie dlatego nie należy z uporem godnym lepszej sprawy trwać przy wcześniejszych ustaleniach, ale elastycznie podejść do tematu i na bieżąco dopasowywać rozwiązanie do rozwoju wydarzeń.
   
   

8. Ocena przydatności

   Na koniec oceniamy nasze rozwiązanie. Sprawdzamy, czy (lub w jakim stopniu) dzięki niemu wyjściowy problem zniknął. Jeśli tak się nie stało, należy wrócić do punktu 2 – Zrozumienie Problemu, bo najwyraźniej na tym etapie popełniony został błąd.
   
   Jeśli wszystko działa jak trzeba, pozostaje nam tylko poklepać się po plecach (i pozostałe osoby, biorące udział w pracy nad rozwiązaniem problemu) oraz wyciągnąć wnioski na przyszłość dotyczące:
   
   a) prewencji (co można zrobić, aby w przyszłości ten problem nie wystąpił)
   b) innych możliwości zastosowania tego rozwiązania (często po lekkiej modyfikacji to samo rozwiązanie może nam pomóc w kilku różnych problemach).

Teraz wiesz już, jak należy krok po kroku rozwiązywać problemy. Każdy z tych elementów jest ważny i nie można go pominąć, natomiast w zależności od sytuacji warto jest skrócić jedne z etapów, a wydłużyć kolejne. Korzystaj z tego narzędzia z głową, a wiele problemów będziesz mieć z głowy!