Szacowanie i Kontrola Czasu… Naszych Działań!
Zastanawiasz się jak skonstruować Plan Dnia lub Tygodnia? Skąd wiedzieć, ile czasu zajmą poszczególne zadania? Jak znaleźć odpowiedni balans pomiędzy zadaniami zaplanowanymi a spontanicznymi (w slangu korporacyjnym mówi się o tzw. wrzucie)?
O tym wszystkim dowiesz się, czytając dzisiejszy wpis.
Zanim jednak odpowiemy sobie na te pytania – oddajmy się krótkim rozważaniom o naturze czasu. Z pewnością kojarzysz ze swojego życia momenty, w których czas płynął bardzo szybko. Być może była to upojna randka, film trzymający w napięciu lub wciągająca książka. Kilka godzin upłynęło w oka mgnieniu. W końcu szczęśliwi czasu nie liczą.
Znasz też na pewno sytuacje, w których czas dłużył się niemiłosiernie, sekundy nabierały wagi minut, a minuty roztyły się w godziny – w Twoim subiektywnym odbiorze. Mimo, że to jak postrzegamy czas, zależy od naszej świadomości (lub jej braku – we śnie nie czujemy upływu czasu) oraz przeżywanych emocji, czas dzieje się poza nami. Nie możemy go kontrolować, wpływać na niego, ani nim zarządzać. Nie możemy czasu kupić, sprzedać ani odłożyć na później.
Jedyne czym możemy zarządzać, to swoją uwagą i swoimi działaniami. Poszczególne zadania, które wykonujemy, oczywiście dzieją się w czasie. Jednak to ile czasu zajmują wcale nie jest sprawą jasną. Nasze odczucia i przekonania (o tym ile coś zajmuje) bardzo różnią się od ilości minut na stoperze, który skrupulatnie mierzy, ile czasu zajęło nam wykonanie danej czynności.
Aby stworzyć skuteczny Plan Działania, potrzebujesz zastanowić się nad kilkoma kwestiami.
-
Ile godzin pracujesz w ciągu tygodnia?
Z pewnością wiele osób odpowie 40 godzin. Być może i Ty pracujesz 5 dni w tygodniu po 8 godzin. Warto jednak odróżnić dwa pojęcia:
a) czas SPĘDZONY w pracy oraz
b) czas PRACY
Czym te dwa terminy się różnią?
– przerwami kawowymi (może też być przerwa herbaciana, papierosowa lub spacerowa)
– przerwą obiadową
– społecznymi interakcjami (rozmowami z kolegami i koleżankami niezwiązanymi z pracą)
– przygotowaniem miejsca pracy (włączeniem lub podłączeniem komputera, przygotowaniem stanowiska pracy)
Gdy odtłuścimy czas SPĘDZONY w pracy z wszystkich przerw, rozmów i przygotowań, otrzymujemy czas PRACY. Zwykle zostaje go pomiędzy 6 a 6 i pół godziny dziennie. -
Ile czasu zajmują Ci zadania zaplanowane, a ile spontaniczne?
Kolejna bardzo istotna kwestia to sprawdzenie przez ile godzin dziennie wykonujesz zadania zaplanowane, a ile czasu zajmuje Ci robienie rzeczy, które pojawiły się dopiero danego dnia. Jak możesz się o tym przekonać? Bardzo prosto.
a) nastaw alarm w telefonie na każdą pełną godzinę, którą spędzasz w pracy. Jeśli pracujesz w godzinach 9-17, to alarm powinien zadzwonić o 10:00, 11:00, 12:00 (…) i 17:00.
b) stwórz tabelkę (w Wordzie, Excelu, na Google Docs), w której będziesz zapisywać czy przez właśnie minioną godzinę wykonywałeś zadanie zaplanowane czy spontaniczne. Tabelka mogłaby wyglądać np. tak:
PONIEDZIAŁEK 9-10 zaplanowane 10-11 zaplanowane 11-12 spontan 12-13 spontan 13-14 przerwa obiadowa 14-15 zaplanowane 15-16 zaplanowane 16-17 spontan
c) uzupełniaj tabelkę po każdej godzinie pracy (gdy usłyszysz alarm), przez cały tydzień
d) sprawdź, ile średnio dziennie poświęcasz na zadania zaplanowane, a ile na spontaniczne.
Zsumuj wszystkie godziny zadań spontanicznych z tygodnia, a następnie podziel je przez 5. Mniej więcej tyle każdego dnia inwestujesz w zadania, które się pojawiają. Ile czasu potrzebujesz zainwestować, żeby poznać jak wykorzystujesz swój czas? Wpisanie jednej wartości do tabelki zajmuje 5 sekund. Jeśli przemnożymy to przez 8 (godzin), a następnie 5 (dni), otrzymamy 200 sekund, czyli 3 minuty i 20 sekund. Gwarantuję, że ta wiedza warta jest znacznie znacznie więcej. -
Ile czasu zajmują Ci poszczególne zadania?
Wyrób w sobie nawyk korzystania ze stopera. Za każdym razem, gdy zaczynasz coś robić (tworzyć prezentacje w Power Poincie, dzwonić do klientów, segregować papiery) – włącz stoper.
Gdy ktoś do Ciebie zadzwoni, przyjdzie lub robisz sobie przerwę regeneracyjną – zatrzymaj stoper. Potem wznów pomiar czasu, gdy wrócisz do pracy nad zadaniem. W momencie, gdy zadanie jest wykonane, zatrzymaj stoper i spisz, w minutach, ile Ci ono zajęło.
Wykorzystuj do tego zawsze tę samą tabelkę, w której będziesz gromadzić informacje o wykonanych przez siebie zadaniach.
Jakie są korzyści z takiego postępowania?
a) duuużo lepiej oszacujesz w przyszłości czas wykonania danego rodzaju zadania. W każdej pracy istnieją standardowe zadania, które regularnie powtarzamy (codziennie, co tydzień czy co miesiąc). Świadomość tego, ile czasu na nie poświęcasz jest podstawą tworzenia Skutecznych i Realistycznych Planów.
b) będziesz działać szybciej i sprawniej – sama świadomość tego, że mierzysz czas często działa mobilizująco. Chcesz jak najszybciej je zakończyć. Zamiast błąkać się po bocznych torach i tracić czas na nieistotne szczegóły, skoncentrujesz się na tym co najważniejsze.
Mając te wszystkie dane, możemy przejść do tworzenia Tygodniowego Planu.
Załóżmy, że Twój czas pracy to 6 i pół godziny przez 5 dni w tygodniu. Daje to 32 i pół godziny pracy tygodniowo. Załóżmy, że spontaniczne zadania zajmują Ci średnio 1,5 godziny dziennie, a więc 7 i pół godziny tygodniowo. Gdy od 32 i pół godziny odejmiemy 7 i pół godziny zostaje nam dokładnie 25 godzin.
Tak, tak. Tygodniowo nie wykonujemy 40 godzin zaplanowanej pracy. Ani nawet nie 30-ci. Dużo częściej jest to wartość pomiędzy 20-toma a 30-toma godzinami. Jeśli jesteś jedną z osób, które do tej pory planowały 40 godzin zadań i frustrował Cię fakt, że Twoje plany nigdy się nie sprawdzają, teraz już wiesz dlaczego. To ważny pierwszy krok, do tworzenia bardziej realistycznych planów.
Zacznij planować 5 godzin pracy dziennie (lub inną wartość, która wyszła z Twoich rachunków). Gdy tworzysz nowy Plan Tygodnia – sprawdź w swojej Tabelce Zadań Wykonanych, ile dane zadanie trwało. Jeśli robisz coś nowego – oszacuj czas wykonania, na podstawie składowych zadania.
Przykładowo: chcesz przygotować skrypty dla uczestników szkolenia. Ciężko jest na oko dobrać trafną wartość tego, ile to zajmie. 5 godzin, 10 godzin, może 15-cie? Jeśli jednak podzielisz sobie zadanie na jego składowe, będzie to znacznie łatwiejsze. Aby przygotować takie skrypty potrzebujesz:
a) pozbierać materiały z książek, prezentacji w Power Poincie, poprzednich skryptów. To powinno zająć około 120 minut.
b) wprowadzić do pliku w Wordzie zdobytą wiedzę. W przypadku 20 stronicowego skryptu zajmie to ok. 150 minut.
c) zrobić korektę stylistyczną i graficzną – wyjustować tekst, poprzenosić zdania na nową stronę, wyrównać zdjęcia itd. To z kolei nie potrwa więcej niż 30 minut.
d) pojechać na miasto i wydrukować – druk tego wszystkiego razem z dojazdem może zająć ok 90 minut.
Gdy zsumujemy cały czas, otrzymamy 390 minut, czyli 6 i pół godziny. Taki szacunek będzie dużo dokładniejszy niż próba ocenienia całości zadania. Zachęcam do szacowania czasu w minutach.
Dlaczego?
a) zmusza nas to do precyzji, zamiast powiedzieć na odczepnego – jakieś półtorej godziny – zaczynamy myśleć, analizować i podajemy dokładniejszą wartość
b) w ten sposób damy sobie mniej czasu na wykonanie zadania, a zgodnie z Prawem Parkinsona, praca rozciąga się do maksymalnego czasu, który na nią przeznaczymy. Jeśli dasz sobie 30 minut na odpisanie na maila – zajmie Ci to 30 minut. Jeśli jednak dałbyś sobie na to tylko 5 minut, też byś zdążył to zrobić. Dlatego jeśli masz wątpliwości, ile dane zajęcia zajmie – przyjmij tę mniejszą wartość. O praktycznym, zastosowaniu Prawa Parkinsona zrobię prawdopodobnie osobny wpis.
Tworząc Tygodniowy Plan Działania weź pod uwagę różnicę pomiędzy czasem SPĘDZONYM w pracy a czasem PRACY oraz to, ile czasu zajmują Ci zadania spontaniczne, a ile zaplanowane. Szacuj czas wykonania zadań – jeśli masz z tym problem, rozbijaj zadania na mniejsze części.
Postępując w ten sposób zamiast być frustratem, który ciągle się spieszy, a i tak nie jest w stanie niczego do końca zrobić, skoncentrujesz się na tym co najważniejsze i osiągniesz lepsze efekty.
