Siła Ograniczeń

Jak więc można jednocześnie zwiększyć własną kreatywność i zorganizowanie? Jednym z najlepszych sposobów, jakie znam, są właśnie sensowne ograniczenia. Co rozumiem przez sensowne? Takie, które:

(a) zabierają Ci możliwość skorzystania z najbardziej typowego, schematycznego rozwiązania, a w efekcie inspirują Cię do wymyślenia czegoś nowego i wartościowego.

(b) pomagają Ci uniknąć niekorzystnych zachowań lub zmuszają Cię do robienia tego, co warto.

Oto sensowne ograniczenia, które moim zdaniem warto stosować:

1. Pojedyncze zakazy

Czasem trzymanie się jednej prostej reguły potrafi zmienić bardzo dużo.

1. Nie pij alkoholu podczas dnia pracy.
Dla osób pracujących na etacie, takie ograniczenie może wydać się żartem – choć nie wykluczam, że efektywność niektórych osób bardzo by wzrosła, gdyby trzymali się tego punktu. Ta zasada nabiera jednak dodatkowego sensu, kiedy pracuje się samodzielnie (bez interakcji z innymi ludźmi), a tym bardziej z domu.

Jedno piwko czy kieliszek wina w takiej sytuacji wygląda zupełnie niewinnie. Jednak często sprawia, że zaczynamy myśleć o innych rzeczach, łatwiej się rozpraszamy, dlatego takie ograniczenie może być bardzo przydatne.

2. Nie sprawdzaj skrzynki e-mailowej do 12:00.
Zaczęcie dnia od sprawdzenia, jakie maile otrzymaliśmy, jest jednym z najgorszych możliwych. Dlaczego? Bo zamiast świadomie kształtować swój dzień, zgodnie z ustalonymi priorytetami, już od początku zaczynamy działać reaktywnie – robić coś dla innych ludzi.

Nawet jeśli nie przystąpisz od razu do odpisywania na maile, to jeśli dowiesz się, że 5 różnych osób, coś od Ciebie chce, zaczniesz myśleć o tym, kiedy się z tymi zadaniami uporasz. Osłabi to Twoją koncentrację i w efekcie Twoja efektywność mocno spadnie.

3. Nie pracuj z domu.
Zabronienie sobie pracy z domu (gdy tylko nie jest to konieczne ze względu na obowiązki domowo-rodzinne), było jedną z najlepszych decyzji, które podjąłem. Zamiast co chwilę walczyć z pokusami czyhającymi na mnie w moim mieszkaniu (gry, seriale, książki, miękkie łóżko, piękna Żona…) przeniosłem się z pracą do kolegi, który również prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą.

Dzięki temu żaden z nas się nie obija, nie ogląda sobie filmików na youtubie, bo głupio przy koledze, będąc w pracy się tak zachowywać.

Czasem jedno ograniczenie w zupełności Ci wystarczy. Zdarza się jednak, że potrzebujesz ich więcej lub że zamiast ograniczenia generalnego, potrzebujesz limitów na jeden dzień. Wtedy z pomocą przychodzą:

2. Listy NOT-TO-DO

Wszyscy znamy listy TO-DO, na których zapisujemy rzeczy, które w najbliższej przyszłości trzeba zrobić. Bardzo ciekawą koncepcją, zaczerpniętą z książki Do It tomorrow – Marka Forstera, jest zapisanie czego robić na pewno NIE BĘDZIEMY:

Jutro nie będę:

1. odbierał telefonów do godziny 12:00
2. pracował podczas lunchu (i innych posiłków)
3. pracował dłużej niż do 18:00
4. pracował nad czymś innym niż Projekt X
5. otwierał swojej skrzynki pocztowej / odpisywał na maile

Dzięki określeniu wszystkich rzeczy, których nie będziemy robić, dużo łatwiej będzie nam się skoncentrować na tym, co najważniejsze. Z większą skutecznością oprzemy się pokusie rozproszenia czy wykonywania zadań, które pojawiają się spontanicznie.

3. Zamknięte listy zadań

Kolejna koncepcja, którą zaczerpnąłem z książki Do It Tomorrow – Marka Forstera. Standardowe listy zadań, które znamy, są otwarte. Co to oznacza?

a) w każdym momencie można do nich dopisać kolejne zadania
b) mają tendencje do rośnięcia (wydłużania się)
c) kolejność wykonania zadań jest istotna
d) oznaczenie wszystkich zadań z listy jako wykonanych jest niemożliwe lub bardzo trudne (ze względu na to, że ciągle dopisujemy kolejne)
e) są demotywujące (przypominają pracę Syzyfa)

Czym są zamknięte listy zadań? To takie listy, na których w pewnym momencie rysujesz na dole poziomą kreskę. Koniec. Więcej nie przyjmuję. Przynajmniej do momentu, aż uporam się z tymi zadaniami. W związku z tym, zamknięte listy charakteryzują się tym, że:

a) nie można do nich dodawać kolejnych zadań
b) mają tendencje do zmniejszania się (kurczenia się)
c) kolejność wykonania zadań nie jest istotna (bo i tak w krótkim czasie, np. jednego dnia, wszystkie zadania zostaną wykonane)
d) oznaczenie wszystkich zadań z listy jako wykonanych jest możliwe (i to bez szczególnego wysiłku)
e) są motywujące (bo łatwo widać na nich postęp, zbliżanie się do końca)

4. Praca nie dłuższa niż 25 lub 50 minut pod rząd

Praca z przerwami przeważnie jest dużo efektywniejsza niż ciągła praca. Dlaczego? Bo:

a) nasz umysł najczęściej nie potrafi utrzymać koncentracji więcej niż 30-45 minut. A gdy spada koncentracja, spada też efektywność

b) przerwy dają nam niezwykle cenną perspektywę. W ich trakcie możemy zaobserwować, że coś, co do tej pory robiliśmy, było bezsensowne. Lepiej jest stracić 25 lub 50 minut niż pół dnia, a bywa tak, że będąc zanurzeni w pracy nie potrafimy właściwie ocenić jej pożyteczności. Więcej na ten temat znajdziesz we wpisie o Technice Pomodoro.

5. Zdefiniowany czas na wykonanie zadania

Gdy dasz sobie konkretny czas na wykonanie zadania – najlepiej taki, który będzie wymagał szybkiego tempa, najczęściej zajmie Ci ono znacznie mniej czasu niż gdybyś po prostu przystąpił do jego wykonania, bez nawet przybliżonego pojęcia, ile będzie trwało. Ograniczony czas motywuje Cię do szybkiej pracy, bez opóźnionego startu, bez rozproszeń i robienia innych (pilnych) zadań w trakcie. Dowiesz się więcej na ten temat, czytając wpis o Prawie Parkinsona.

Wbrew intuicji ograniczenia stymulują kreatywność i uporządkowanie, a w efekcie także produktywność. Naucz się stawiać sobie mądre ograniczenia, które zabiorą Ci możliwość pójścia po najmniejszej linii oporu oraz powstrzymają Cię przed niekorzystnymi zachowaniami. Pozwoli Ci to osiągnąć dużo lepsze efekty niż dotychczas!