Pułapka Konsekwencji

Mam nadzieję, że na każde z powyższych pytań odpowiedziałeś: Nie!

Każdy ma prawo do błędu i każdy z tego prawa korzysta. Perfekcjonistyczne standardy, to jedna z najgorszych krzywd, jaką można sobie wyrządzić. W zarządzaniu sobą w czasie nie chodzi bowiem o to, by wszystko robić na czas i idealnie, lecz o to, by umieć robić rzeczy, które naprawdę się liczą. Rozprawmy się w takim razie, z najpopularniejszymi mitami na ten temat:

MIT 1. Ktoś, kto jest dobrze zorganizowany, zawsze przychodzi punktualnie (nigdy się nie spóźnia).

FAKT 1. Wszyscy ludzie się spóźniają.

Prawdą jest, że ludzi można podzielić na dwie kategorie:

a) tych, którzy z reguły przychodzą punktualnie
b) tych, którzy z reguły się spóźniają

W dużej mierze jest to kwestia nawyków i umiejętności planowania. Jeśli chciałbyś popracować nad transferem z drużyny b) do a), gorąco polecam strategię SWEET, wymyśloną przez Marka Forstera. Przeczytasz o niej w książce Do it tomorrow lub w jednym z moim kolejnych wpisów. Mnie ona bardzo pomogła. Jednak każdemu człowiekowi czasem zdarzy się spóźnić. Ze względów … nazwijmy to … zadziwiających (zaspał, zapił, zapomniał) albo zupełnie zrozumiałych (ukradziono tory na kolei, pijany kierowca tira wywalił ciężarówkę i zakorkował drogę ; – ).

Nie ma co robić afery z powodu spóźnienia, o ile:

1) ktoś na bieżąco nas informował o rozwoju sytuacji,
2)przeprosił
3) i jest to sytuacja jednorazowa.

Co innego, jeśli ktoś się spóźnia notorycznie, na każde spotkanie z nami. Wtedy należy się poważnie zastanowić czy, skoro nie potrafi wykonać tak prostego zadania, jak przychodzenie na czas, to czy poradzi sobie w bardziej ambitnych, które zamierzaliśmy mu powierzyć.

Regularnie zdarza mi się, że jeśli prowadzę szkolenie z zarządzania sobą w czasie i przyjdę 2 minuty po ustalonej godzinie, to słyszę żarciki typu: Ojojoj! Trener zarządzania czasem i się spóźnia! Nieładnie! To, że byłem na miejscu już godzinę wcześniej, a wezwał mnie na rozmowę szef zespołu lub w ostatniej chwili zmieniona została sala, nie ma dla uczestników znaczenia. Zawsze widzę te same uśmieszki. Dlatego coraz częściej celowo wchodzę na salę po czasie, żeby zainicjować dyskusję dotyczącą realistycznych standardów. Każdy może się spóźnić – nawet jeśli jest trenerem, papieżem czy królową Anglii.

Powiem więcej, łatwo mi wyobrazić sobie sytuację, w której spóźniam się z premedytacją albo odwołuję spotkanie tego samego dnia. Straszne, prawda? Aż nóż w kieszeni się otwiera na myśl o trenerze, który uczy innych zarządzania sobą w czasie, a sam popełnia takie gafy? Przekonajmy się czy na pewno.

Załóżmy, że potrzebuje wyjść z domu za 5 minut, by zdążyć na spotkanie z Klientem. W tym samym czasie dzwoni do mnie przedstawiciel korporacji, z którym negocjowałem duże zlecenie i mówi, że zastanawiają się jeszcze czy powierzyć przeprowadzenie 20 szkoleń mojej firmie czy tej drugiej. Ma do mnie sporo pytań. Czy jako dobrze zorganizowana osoba powinienem powiedzieć: Bardzo mi przykro, ale muszę właśnie wychodzić na spotkanie z Klientem, proszę do mnie zadzwonić za 2 godziny? Czyż zarządzanie sobą w czasie nie polega na trzymaniu się ustaleń i punktualności? Nie! Zarządzanie sobą w czasie to umiejętność wybierania priorytetów – decydowania o tym, co jest w danej chwili najważniejsze. W tym przypadku, powiedziałbym pracownikowi korporacji, że bardzo chętnie odpowiem na wszystkie jego pytania za 2 minuty. Wykonam tylko jeden telefon i będę do jego dyspozycji. A podczas tych 2 minut zadzwoniłbym do Klienta, powiedział jaka jest sytuacja i znalazł sposób by mu wynagrodzić to, że nie przyszedłem na umówione spotkanie (np. darmową sesją coachingową).

Dobrze jest mieć nawyk punktualnego przychodzenia na spotkania czy nawet bycia 10 minut przed czasem. Nie znaczy to jednak, że musimy być niewolnikami konsekwencji.

MIT 2. Ktoś, kto jest dobrze zorganizowany, zawsze dotrzymuje wszystkich deadline’ów.

FAKT 2. Deadline’y, jak wszystko inne w biznesie, podlegają negocjacjom.

Nikt nie lubi robić interesów z człowiekiem, który się zobowiązuje, że do danego dnia coś będzie gotowe, a tymczasem tego nie robi. Mija ustalony termin i cisza w eterze. Zero wyjaśnień, zero informacji o tym, do kiedy to ostatecznie będzie zrobione. Taka postawa to w biznesie większy obciach niż ubrać skarpetki do sandałów albo powiedzieć: „Ja tak bynajmniej uważam”*.

* bynajmniej oznacza: wcale, zupełnie, ani trochę | przynajmniej oznacza: nie mniej niż lub chociaż, bodaj, choć. Wbrew powszechnemu przekonaniu słowa te nie są synonimami i nie należy używać ich zamiennie ; – )

Jednak zupełnie inaczej zostanie odebrany człowiek, który zawczasu zadzwoni i powie, że zadanie okazało się bardziej skomplikowane niż się początkowo wydawało i czy można przełożyć termin realizacji o tydzień. Są takie sytuacje, kiedy nie będzie to możliwe, ale najczęściej klienci wykazują dobrą wolę, zwłaszcza gdy widzą, że dłuższy niż planowany czas realizacji usługi nie wynika z niedbalstwa, ale z innych czynników, często niezależnych od wykonawcy.

MIT 3. Ktoś, kto jest dobrze zorganizowany, nigdy nie przekracza zaplanowanego czasu na spotkanie, wystąpienie lub szkolenie.

FAKT 3. O czasie (spotkania, wystąpienia, szkolenia) warto otwarcie rozmawiać.

Podczas konferencji zdarzają się sytuacje, które wołają o pomstę do nieba – np. każdy z trzech prelegentów ma zaplanowane 30 minut na swoje wystąpienie, a pierwszy przeciąga swoje wystąpienie do godziny i 15 minut. Jest to ewidentny przykład chamstwa i braku poszanowania kolegów (koleżanek) prelegentów. Takie rzeczy warto piętnować i nie zapraszać więcej ludzi, którzy nie szanują czasu innych.

Czy to z automatu oznacza, że zawsze należy kończyć w wyznaczonym czasie? Niekoniecznie. Gdy prowadzę szkolenie i widzę, że możemy nie zrealizować całego materiału do końca planowanego czasu, gram w otwarte karty. Mówię: Słuchajcie, zaplanowałem jeszcze trzy ćwiczenia z tego zagadnienia, ale jeśli chcemy skończyć o 17 to będziemy mieli czas tylko na dwa. Kto z Was chce zostać do końca, czyli ok. 20 minut dłużej? A kto wolałby skończyć punktualnie? Ok. Proponuje zatem, by chętni zostali dłużej, a kto potrzebuje wyjść, ten będzie miał taką możliwość. Czy to Wam odpowiada?

W ten sposób pokazuje szacunek do uczestników i pozwalam im wybrać, a nie stawiam ich przed faktem dokonanym, jak nieszczęsny gadatliwy mówca z przykładu powyżej. Możesz sobie pomyśleć: Ok, ale czy nie nastąpiło potknięcie przy planowaniu szkolenia, skoro nie starczyło na wszystko czasu? Czasami tak jest, przyznaje się bez bicia. Ale w wielu sytuacjach taka „obsuwa” wynika z czegoś innego – że pozwoliłem grupie dłużej podyskutować na ważny dla nich temat. Czasem możliwość wymiany doświadczeń między uczestnikami jest dla nich cenniejsza, niż to, co trener ma do powiedzenia. Nie ma co ucinać produktywnej dyskusji tylko dla tego, żeby szkoleniowiec mógł się wykazać, że zrealizował wszystkie punkty z programu.

Podobnie jest ze spotkaniami. Założenie, że mówimy na tyle ciekawe rzeczy, że druga strona będzie chciała zostać 30 minut dłużej, to arogancja. Ale kończenie bardzo owocnego spotkania, tylko dlatego, że zaplanowaliśmy je na 45 minut, a każda ze stron może pozwolić sobie na dłuższą rozmowę, nie jest szczególnie sensowne. Należy jednak zawsze pytać, co druga strona myśli o wydłużeniu czasu spotkania czy naszego wystąpienia.

Osoby, które są mistrzami produktywności potrafią dotrzymać obietnicy, deadline’u i przybyć na spotkanie punktualnie. Jednocześnie są elastyczne i jeśli widzą, że warto zmienić wcześniejszy plan i ramy czasowe, nie boją się tego zaproponować – nie dają się złapać w pułapkę konsekwencji. Ty też się nie daj :–)