Bieżąca Inicjatywa – Najlepsze Rozpoczęcie Dnia Pracy!
Zastanawiałeś się kiedyś nad tym, od czego najlepiej jest rozpocząć dzień pracy? Od aromatycznej kawy? Przyjaznego przywitania się z wszystkimi współpracownikami? Sprawdzenia skrzynki pocztowej?
Możliwości jest bardzo dużo. W tym wpisie pokażę, która z nich jest moim zdaniem zdecydowanie najlepsza. Strategię o nazwie Bieżąca Inicjatywa poznałem w wielokrotnie już cytowanej książce “Do it tomorrow” Marka Forstera. Jest ona bardzo prosta i pozwala uzyskać świetne rezultaty niewielkim kosztem.
Na początku wybierasz, co będzie Twoją bieżącą inicjatywą. Może to być:
a) nadrobienie zaległości (w odpisywaniu na maile, porządkowaniu papierów itd.). Polecam tę opcję zwłaszcza osobom wracającym z urlopu. Widok 300 nieodpisanych wiadomości oraz dziesiątek dokumentów papierowych potrafi być mocno odstręczający. Z pomocą Bieżącej Inicjatywy będziesz w stanie szybko się rozprawić z tym problemem.
b) stworzenie systemu skuteczności osobistej lub jego udoskonalenie. Jeśli do tej pory nie korzystasz z żadnego zorganizowanego systemu, który pomaga Ci w zarządzaniu zadaniami, najwyższa pora go stworzyć. Jeśli masz już system, ale nie działa on tak dobrze, jakbyś sobie tego życzył, Bieżąca Inicjatywa pozwoli Ci systematycznie go poprawić.
c) rozpoczęcie, wznowienie lub dokończenie pracy nad projektem. Jeśli odczuwasz silny opór przed rozpoczęciem skomplikowanego projektu, Bieżąca Inicjatywa zmotywuje Cię do szybkiego działania. Jeśli projekt jest już zaczęty, ale do jego ukończenia potrzeba jeszcze trochę pracy, również ta strategia będzie dla Ciebie bardzo przydatna.
Jeśli każda z tych trzech opcji jest dla Ciebie kusząca i najchętniej użyłbyś Bieżącej Inicjatywy do każdej z nich, polecam działać zgodnie z zaprezentowaną kolejnością, czyli:
– najpierw odkopać się z zaległości,
– później stworzyć lub udoskonalić system skuteczności osobistej,
– a dopiero w trzeciej kolejności zająć się pracą nad projektami.
Dlaczego polecam taką kolejność?
Po pierwsze, odpowiedzenie na zaległe wiadomości, nawet w liczbie 300, można wykonać relatywnie szybko. Choć ilość ta wygląda przerażająco, jeśli rozłoży się odpowiadanie na maile na kilka (ew. kilkanaście) dni, okaże się to bardzo proste.
Po drugie, jeśli będziesz codziennie zaglądać na skrzynkę pocztową i widzieć długą listę zaległości, będzie Cię to kosztowało dużo stresu i demotywowało do pracy.
W drugiej kolejności polecam zająć się systemem skuteczności osobistej, ponieważ bez niego (lub ze słabo działającym systemem) wszelkie prace nad projektami zajmą więcej czasu i będą mniej efektywne.
Wiesz już do czego możesz wykorzystać Bieżącą Inicjatywę, przejdźmy teraz do tego jak ona działa. Tę strategię można opisać jednym zdaniem:
Każdy dzień pracy rozpoczynasz od działania nad obranym celem.
Trzy słowa są tutaj kluczowe:
(1) każdy – bez względu na okoliczności, Twoją zajętość, kryzysy przy projektach czy pogodę za oknem pracujesz nad bieżącą inicjatywą KAŻDEGO* dnia. Oczywiście ilość czasu, który jej poświęcisz może się zmieniać. Gdy jesteś bardzo zapracowany – podziałaj nad Bieżącą Inicjatywą tylko 5 minut. Jeśli dysponujesz większą ilością czasu możesz spędzić nad nią i 2 godziny. Ty decydujesz o tym, ile czasu danego dnia chcesz zainwestować. Ważne jest jednak, by zajmować się Bieżącą Inicjatywą codziennie, choćby przez chwilę. Dlaczego? Bo dzięki temu zapewniasz sobie ciągłość prac i codziennie będziesz myśleć o ważnym dla Ciebie celu.
* – można przyjąć różne założenia:
a) każdy dzień = każdy dzień roboczy, a więc od poniedziałku do piątku
b) każdy dzień = dni robocze + sobota
c) każdy dzień = od poniedziałku do niedzieli
Ważne jest, by trzymać się raz przyjętego założenia z żelazną dyscypliną.
(2) rozpoczynasz – nie wystarczy, że każdego dnia będziesz wykonywał działania związane z Bieżącą Inicjatywą. Ważne jest to, by była to PIERWSZA RZECZ, KTÓRĄ ZROBISZ. Z jakiego powodu? Bo dzięki temu gwarantujesz sobie, że faktycznie to wykonasz. Im późniejsza pozycja na liście rzeczy do zrobienia, tym większe ryzyko, że danego dnia zostanie pominięta. Poza tym rozpoczynając każdy dzień od Bieżącej Inicjatywy jesteś w stanie szybko wejść na wysokie obroty i pracować produktywnie od rana.
(3) działanie – zastanawianie się, czytanie czegoś związanego z tematem to za mało. Twoim zadaniem jest WYKONAĆ KONKRETNE DZIAŁANIE, które choćby w niewielkim stopniu przybliży Cię do osiągnięcia celu. Ważne jest, byś nawet pracując tylko 5 minut nad Bieżącą Inicjatywą, miał poczucie, że jesteś coraz bliżej ukończenia.
Na koniec przekażę Ci jeszcze kilka praktycznych porad związanych z tą strategią:
1. Na raz możesz pracować nad tylko jedną Bieżącą Inicjatywą – wynika to z prostego faktu, że tylko jedną czynność możesz wykonać jako pierwszą na początku każdego dnia.
2. Bieżąca Inicjatywa nie nadaje się do pracy nad projektami otwartymi , czyli takimi, które nie mają określonego terminu realizacji. Projektem otwartym jest przykładowo praca nad własnym zdrowiem. Mimo, iż uważam że, nie ma wielu lepszych sposobów na rozpoczęcie dnia niż przejażdżka na rowerze z samego rana, to taka aktywność nie może być nazwana Bieżącą Inicjatywą. W tej strategii istotne jest to, że zajmujesz się pracą nad danym celem przez 5, 15 czy nawet 30 dni – osiągasz cel i zwalnia Ci się miejsce na kolejny projekt. Gdybyś umieścił w Bieżącej Inicjatywie prace nad otwartym projektem, to nigdy nie mógłbyś wykorzystać początku dnia pracy w inny sposób.
3. Dobrze jest przyjąć standardowy czas pracy nad Bieżącą Inicjatywą i modyfikować go, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ja najczęściej pracuję przez 25 minut (1 Pomodoro), gdy jestem bardzo zajęty skracam ten czas do 5 minut, a jeśli mam wyjątkowo dużo czasu wydłużam go do 100 minut (4 Pomodoro).
Wypróbuj Bieżącą Inicjatywę już jutro i przekonaj się, jak szybko uzyskasz realny postęp w pracy nad projektem lub nadrobieniu zaległości.
