Prawo Parkinsona – Siła Kompresji
Wyobraź sobie wysoki stos 100 złotowych banknotów, leżących jeden na drugim, w postaci półmetrowej wieży. Pomiędzy banknotami znajduje się sporo wolnych przestrzeni. Nie widać ich na pierwszy rzut oka. Jeśli jednak podejdziesz do stosu i obiema rękami wciśniesz go do stołu, zmniejszy on swoją objętość dwulub trzykrotnie. Żaden z banknotów przez to nie zniknie ani nie straci na wartości. Usuniesz tylko powietrze, które nie jest tam do niczego potrzebne. Tak właśnie powinniśmy działać. Eliminować to, co zbędne. Prawo Parkinsona mówi, że:
“praca rozciąga się do maksymalnego czasu, który na nią przeznaczymy”
Jeśli zaplanujesz, że będziesz tworzyć nową prezentację przez 2 godziny, tyle Ci to zajmie. Jeśli jednak przeznaczyłbyś na to zadanie tylko 50 minut, bardzo możliwe że ten czas w zupełności Ci wystarczy. Jak to możliwe? Im dłuższe zadanie wykonujemy, tym większa szansa, że oprócz właściwych działań, będziemy też się zajmować rzeczami niezwiązanymi z tym, co mieliśmy do zrobienia.
Najczęstsze zagrożenia związane z przeszacowanym czasem zadania to:
-
Rozpoczęcie wykonywania właściwego działania z opóźnieniem
Mam przecież dwie godziny na zrobienie tej prezentacji. To sporo czasu. Na pewno zdążę.
Zanim zacznę ją robić …
… sprawdzę szybko skrzynkę pocztową i odpiszę na jednego maila
… wejdę tylko na moment na facebooka, żeby zobaczyć czy ktoś coś do mnie napisał
… zrobię krótką przerwę na papierosa
… wykonam tylko jeden telefon
Sam z pewnością możesz znaleźć wiele sposobów na dokończenie tego zdania. Zamiast skoncentrować się na stworzeniu prezentacji, bierzemy się za inne zadania. Przez to czas robienia prezentacji niepotrzebnie się wydłuża. -
Przerywanie pracy krótkimi zadaniami
Jeśli przeznaczysz na zadanie więcej czasu, niż faktycznie potrzeba, nie będziesz czuć oporu, by w trakcie pracy nad nim:
==> odebrać telefon
==> zrobić sobie przerwę na kawę
==> zajrzeć do kalendarza i sprawdzić, co jeszcze masz do zrobienia dzisiaj (w tym tygodniu)
==> zapisać pomysł, który przyszedł Ci do głowy
==> wysłać do kogoś smsa
To zagrożenie podobne jest do pierwszego. Różni się tylko momentem rozproszenia. -
Nadmierna dbałość o detale (perfekcjonizm)
Gdy jesteś już bliski stworzenia ostatecznej wersji prezentacji, ale wykorzystałeś do tej pory dopiero 90 z zaplanowanych 120 minut, bardzo łatwo ulegniesz pokusie perfekcjonizmu:
A może to zdjęcie przesunąć bardziej na prawo? Może zwiększyć trochę tę czcionkę? Może rozbić ten slajd na dwa mniejsze? Albo zastosować inny wykres?
W nielicznych sytuacjach dokonanie jednej z powyższych poprawek może mieć znaczenie. Najczęściej jednak będzie trwonieniem czasu. Zamiast być perfekcjonistą, zostań Parecistą. Koncentruj się na tym, co najważniejsze, a potem przechodź do kolejnego priorytetowego zadania, które da Ci 80% efektu. Więcej o zasadzie Pareto, możesz przeczytać tutaj.
Rozważmy teraz inny scenariusz. Jest godzina 11:10. Obiecałeś, że ważny Klient NA PEWNO dostanie prezentacje najpóźniej do 12:00. Masz więc maksymalnie 50 minut na jej stworzenie. Jak się teraz będziesz zachowywać? Będziesz odwlekać rozpoczęcie prac nad prezentacją? Jeśli ktoś do Ciebie zadzwoni, bez zastanowienia odbierzesz? Pochylisz się nad każdym detalem, żeby go dopieścić?
NIE!
Prawdopodobnie zachowasz się dokładnie odwrotnie:
1) weźmiesz się do roboty od razu, bez chwili zastanowienia
2) będziesz ignorować wszelkie rozpraszacze
3) skoncentrujesz się wyłącznie na najważniejszych elementach, tym co musi być zrobione.
I sam się zaskoczysz, że byłeś w stanie wykonać zadanie na podobnym poziomie jakości w 2-3 razy krótszym czasie!
Jeśli chcesz w pełni wykorzystać potencjał Prawa Parkinsona, zastosuj następujący przepis.
1) oszacuj czas potrzebny do wykonania zadania
Napisz, ile minut powinno Ci zająć ukończenie zadania. Odwołaj się przy tym do wcześniejszych doświadczeń albo rozbij to zadanie na kilka mniejszych czynności i oszacuj, ile zajmie każda z nich.
2) zmniejsz szacowany czas o 10-20%
Jeśli szacowałeś, że zadanie zajmie Ci 120 minut, podejmij wyzwanie, by wykonać je w 100 minut. Generalna zasada mówi, że największy postęp dokonujemy przy nowym dla nas typie zadania. Różnica pomiędzy pierwszym a drugim razem będzie większa niż pomiędzy ósmym i dziewiątym. Dlatego na początku zmniejszaj czas wykonania zadania o więcej (bliżej 20%), a przy kolejnych podejściach o mniej (bliżej 10%).
3) włącz stoper i skoncentruj się w 100% na wykonaniu zadania
Wycisz telefon, zamknij przeglądarkę internetową (lub wszystkie niepotrzebne karty), włącz stoper i rozpocznij wyścig z czasem. Walcz o każdą minutę. Uzyskaj rekordowy wynik, swoją życiówkę w tym rodzaju zadania.
4) gdy skończysz, sprawdź ile Ci zajęło wykonanie zadania
Porównaj wartość szacowaną z tą, którą uzyskałeś. Przeszacowałeś czas wykonania zadania? Jeśli tak, to o ile minut? A może zadanie okazało się trudniejsze niż podejrzewałeś i mimo pełnej koncentracji i tak zajęło Ci więcej czasu? Takie sytuacje też będą miały miejsce.
5) następnym razem, gdy będziesz je wykonywać, przeznacz na nie kolejne 10-20% czasu mniej
Odejmij te 10-20% nie od czasu poprzedniego szacowania, ale od tego, ile minut faktycznie wykonywałeś zadanie.
6) zmniejszaj czas do momentu, aż nie będziesz w stanie utrzymać satysfakcjonującego poziomu wykonania zadania
Za każdym razem staraj się wykonać zadanie szybciej niż ostatnio. Powinno Ci się to udać z dwóch powodów. Po pierwsze: masz większe doświadczenie. Często wcześniej stworzyłeś już coś, na czym teraz możesz bazować – teksty, schematy graficzne itp. Po drugie, możliwe że dalej czas jest przeszacowany i można poprzez kompresję, wypuścić trochę powietrza.
Prędzej czy później dojdziesz do momentu, w którym nie będzie się dało wykonać zadania w krótszym czasie, na poziomie który będzie Cię satysfakcjonował. Wtedy przyjmij, że to jest czas, którego od tej pory się będziesz trzymać przy planowaniu tego rodzaju zadania.
Co ciekawe prawo Parkinsona działa nie tylko w przypadku zarządzania czasem.
W świecie finansów wyraźnie widać, że wydatki powiększają się do poziomu zarobków. Jeśli ludzie zarabiają 1 500 zł, będą wydawać 1500 zł. Jeśli jednak te same osoby zaczną zarabiać 4 000 zł ich wydatki błyskawicznie dostosują się do nowego poziomu zarobków i będą oscylować w granicach 4 000 zł. Wraz z wyższą pensją, ludzie chcą podwyższyć swój standard życia i przez to wydają więcej pieniędzy.
Jak temu przeciwdziałać? Bardzo prosto. Ustaw stałe polecenie przelewu w dniu otrzymania wypłaty (albo dzień po). Przelewaj część swojej pensji (10-25%), którą chcesz oszczędzać, na konto oszczędnościowe, na którym będziesz mieć utrudniony dostęp do środków (brak karty, przy wybraniu pieniędzy płaci się prowizje).
W ciągu 2-3 miesięcy Twoje wydatki zrozumieją, że nie zarabiasz 4 000 zł (tyle, ile wpływa na konto), a 3 000 zł (tyle ile zostaje na koncie). I dostosują się do tej niższej wartości.
Prawo Parkinsona działa również na talerzu.
Najczęściej zjesz tyle, ile nałożysz na swój talerz. Twój umysł dąży do zjedzenia całej porcji. Czy jest ona trochę większa czy mniejsza, nie ma to dla niego większego znaczenia. Ważne, żeby wszystko zniknęło z talerza / opakowania. W końcu marnowanie jedzenia to grzech!
Mając świadomość tego procesu, wyłania się bardzo proste rozwiązanie, o którym już nieraz na blogu pisałem. Używaj mniejszych talerzy. Od kiedy do śniadania biorę mniejszy talerz, zamiast zjadać trzy kromki chleba, konsumuję dwie. Mimo tego nie czuję się bardziej głodny. Okazało się, że dwie kromki mi w zupełności wystarczają. Stosując tę i kilka innych prostych sztuczek z miesiąca na miesiąc chudnę. W ciągu 4 miesięcy udało mi się zrzucić 4 kg bez zmieniania diety czy wyrzeczeń. I choć jest to tylko 1 kg miesięcznie, jestem przekonany, że uzyskany efekt będzie znacznie trwalszy niż przy typowych programach odchudzających.
Skoro już wiesz, jak działa Prawo Parkinsona – wykorzystuj je w praktyce. Wykonując zadania po raz kolejny, daj sobie na ich ukończenie coraz mniej czasu, aż dojdziesz do momentu, kiedy krócej się nie da lub nie warto. Ustaw stałe zlecenie przelewu w dniu wypłaty, jedz na mniejszych talerzach. Jeśli chwilę pomóżdżysz, z pewnością znajdziesz więcej sytuacji, w których warto wykorzystać Prawo Parkinsona.
