Zasada Pareto – Zapomniany Skarb!
Wyobraź sobie skrzynię pełną lśniących monet i szlachetnych kamieni. Złotych pucharów i cennych naszyjników. Ile czasu i pieniędzy byłbyś w stanie zainwestować, żeby ją zdobyć? Niemało, prawda? A co byś zrobił, jeśli powiedziałbym Ci, że codziennie mijasz taką skrzynię, nie zwracając na nią uwagi? Że skarb jest na wyciągnięcie Twojej ręki, wystarczy tylko że się po niego schylisz? Chcesz skorzystać z takiej okazji? Jeśli tak, zapraszam do lektury.
Zasada Pareto dla wielu ludzi jest wielokrotnie przeżutą gumą, która całkiem straciła swój smak. Słyszeli o niej na studiach, niemal na każdym szkoleniu z zarządzania czasem i zanim trener zdąży powiedzieć słowo Pareto zaczynają ziewać. Tak, wiem co to jest. Tak, słyszałem o tej zasadzie. Wielokrotnie.
Gdy jednak pytam menadżerów i przedsiębiorców na szkoleniach: Jak z niej korzystacie?
w odpowiedzi słyszę ciszę. Chcę dziś pokazać, że zasada Pareto jest zapomnianym skarbem, który ludzie mijają obojętnie. A wystarczy tyko otworzyć wieko skrzyni i przyjrzeć się tym wszystkim korzyściom, które czekają na wyciągnięcie ręki. Zacznijmy jednak od początku. Co mówi zasada Pareto?
20% zadań dostarcza 80% efektu
Oczywiście są też inne interpretacje tej zasady, na przykład:
20% klientów dostarcza 80% dochodu
20% produktów generuje 80% zysku
Jednak w tej analizie skupimy się na wersji z zadaniami i efektem. Jakie praktyczne wnioski można wyciągnąć z tego, że 20% zadań dostarcza nam 80% efektu?
(1) warto dobrze się zastanowić i wybrać te zadania, które są najkorzystniejsze.
Poniższy wykres najlepiej ilustruje różnicę pomiędzy wykonaniem zadania priorytetowego i pozostałych.
Liczby 80 i 20 sugerują nam, że priorytetowe zadanie może nam dostarczyć czterokrotnie wyższej wartości. Jednak jeśli jedno zadanie z pięciu dostarcza nam 80% efektu, to na każde z pozostałych czterech (zakładając równy podział) zostaje tylko
5%
co oznacza, że priorytetowe zadanie da nam 16 razy więcej niż zwykłe zadanie!
Gra polegająca na zidentyfikowaniu, które z zadań jest priorytetowe, jest więc warta nie tylko świeczki, ale i imponującego kandelabru. Dla naszego biznesu różnica pomiędzy wykonaniem zwykłego zadania i priorytetowego, to różnica pomiędzy niezarobieniem wcale, a zdobyciem dużego zlecenia.
Oczywiście, nie zawsze rozbieżność w skuteczności zadań jest aż tak bardzo wyraźna. Czasem będzie to 70 do 30, albo 60 do 40. Jednak prawie zawsze, jedno z zadań jest ważniejsze niż pozostałe i to właśnie je należy wykonać w pierwszej kolejności. Nawet jeśli jest najmniej przyjemne i najtrudniejsze.
Jaka jest kolejna praktyczna implikacja zasady Pareto?
(2) rzadko kiedy warto jest podnosić jakość aż do 100% (do perfekcji).
Niewątpliwie są takie sytuacje, w których drobiazgi są decydujące i potrzebna jest absolutna perfekcja, by wygrać. Sport jest tego dobrym przykładem. O wygranej w sprincie często decydują milisekundy (czubek nosa). Jestem sobie w stanie również wyobrazić, że dla firmy produkcyjnej różnica pomiędzy szansą stworzenia dobrego samochodu na poziomie 80% a 90% może przesądzić o jej życiu lub śmierci.
Jednak w miażdżącej ilości przypadków nie jest to aż takie ważne. Powiem więcej, klienci często nie zobaczą różnicy pomiędzy jakością produktu na poziomie 80% i 100%. Dla nich w obu przypadkach jest wystarczająco dobry. Po co więc przepłacać? Po co inwestować więcej czasu i pieniędzy niż jest to konieczne?
Odwrócona zasada Pareto mówi, że:
80% działań dostarcza 20% efektu
Po tym jak wykonasz priorytetowe zadania i osiągniesz jakość produktu / usługi na poziomie 80%, potrzebujesz włożyć 4 razy tyle pracy, żeby z 80% dojść aż do 100%. Zamiast tego, dużo lepiej będzie znaleźć i wykonać inne priorytetowe zadania.
Wyobraźmy sobie, że jesteśmy właścicielami szkoły językowej. Możemy wyróżnić w niej 4 główne obszary działalności:
I. Obsługa bieżących Klientów
II. Zdobywanie nowych Klientów
III. Sprawy administracyjne
IV. Rozwój kadry i pozyskiwanie nowych pracowników
Załóżmy, że wykonaliśmy już priorytetowe zadanie z pierwszego obszaru, jakim było:
1. stworzenie ciekawego kursu do nauki języka angielskiego dla dzieci. Pozostałe zadania, które nam zostały w tym obszarze to:
2. nagranie piosenki.
3. zorganizowanie pikniku.
4. zorganizowanie spotkania z klaunem.
5. dodanie zdjęć do zeszytów uczniów.
Być może któryś z tych elementów byłby miłym dodatkiem do kursu, jeśli jednak ich zabraknie – prawdopodobnie nic się nie stanie. Rodzice ani dzieci nie wiedzą przecież, że planowaliśmy takie atrakcje i nie zorientują się, że czegoś brakuje. Tylko w naszej świadomości kurs będzie niepełny.
Zamiast wykonać jedno z pozostałych zadań z tego obszaru i podnieść jakość kursu z 80% do 85%, możemy wybrać priorytetowe zadania z pozostałych dziedzin:
II. Zdobywanie nowych Klientów
III. Sprawy administracyjne
IV. Rozwój kadry i pozyskiwanie nowych pracowników
W ten sposób możemy zrobić kolejną osiemdziesiątkę (priorytetowe zadanie, które da nam 80% efektu), zamiast inwestować czas w piątkę (zwykłe zadanie, dające 5% efektu). Zachowując balans pomiędzy różnymi elementami naszego biznesu, możemy uzyskać efekt synergii i równomiernie się rozwijać.
W ten sposób unikniemy problemu wąskiego gardła, kiedy jeden z niedostatecznie dobrych elementów będzie nam blokował możliwość skorzystania z pełnego potencjału pozostałych.
Jak w praktyce zastosować zasadę Pareto już dziś?
[1] Wyróżnij cztery kluczowe obszary dla Twojego biznesu / Twojej pracy Weź kartkę A4, narysuj na niej maksymalnie duże koło, podziel je na cztery części i napisz na zewnątrz koła, przy każdej z ćwiartek, nazwę jednego z kluczowych obszarów.
[2] Wypisz 5 zadań dla każdego z tych obszarów Wewnątrz każdej z ćwiartek koła wpisz po 5 zadań z każdego obszaru. W sumie będziesz mieć listę 20 zadań.
[3] Wybierz priorytetowe zadanie z każdej ćwiartki!
Podkreśl lub zaznacz gwiazdką po jednym zadaniu z każdej ćwiartki, które wydaje Ci się najistotniejsze – to, którego wykonanie da Ci najlepsze rezultaty.
[4] Ustal kolejność wykonywania zadań priorytetowych Zdecyduj, które z priorytetowych zadań wykonasz jako pierwsze. Jeśli chcesz, możesz też zadecydować, które z nich zrobisz jako drugie, trzecie i czwarte, jednak nie jest to konieczne. Często lepiej będzie zdecydować o kolejności pozostałych priorytetowych zadań, dopiero po wykonaniu pierwszego z nich. Do tego czasu, może się okazać, że inny porządek, będzie sensowniejszy.
[5] Wykonaj zadanie
Faza planowania zakończona, więc DO DZIEŁA!
Trawa po drugiej stronie płotu jest zawsze bardziej zielona. Poznanie nowej techniki, o której do tej pory jeszcze nigdy nie słyszeliśmy jest ekscytujące i daje większą nadzieję na zmianę. Jednak to, co naprawdę się liczy w narzędziach do zarządzania czasem (czy sobą), to ich skuteczność. Zasada Pareto jest prosta, praktyczna i dostarcza wymiernych rezultatów. Zacznij ją stosować, a szybko się o tym przekonasz.
